莫讓“已閱”成為一種習慣
發(fā)布日期:2020/3/5 11:04:46 | 瀏覽次數(shù):12150 來源:謝立杰/特發(fā)信息光纜制造中心
如今已進入“無紙化辦公”的時代,工作上需領導審批或知悉的事項,往往通過OA予以確認!OA有個公文,需要您處理一下”、“流程走到您那關了,麻煩審批一下”諸如此類的通知消息,通過微信或電話“飛滿”公司上下。于是,我們點開辦公系統(tǒng)的待讀文件,點“已閱”再提交,一氣呵成。這樣的工作處理速度確實“快”,但未必“準”。
一、“閱前”深思熟慮
無紙化辦公系統(tǒng)給我們的工作帶來了極大便利的同時,逐漸暴露了不足,我們?nèi)菀妆环爆嵉氖马椓b絆,導致對辦公系統(tǒng)內(nèi)的文件重視不足,責任心不強,儼然讓“已閱”成為了一種習慣。這就要求文件或工作指令的閱示者在簽署“已閱”之前要認真閱讀和判斷文件內(nèi)容或指令要求正誤,對一些重要的文件要留存?zhèn)洳椤N募暮灠l(fā)人員大部分也是文件發(fā)起人,要認真思考每一個通過OA發(fā)文的文件需要哪些專業(yè)、崗位的人閱知、辦理,每一項工作的安排部署是否都有具體的責任人,完成時間和具體標準有哪些等等。
二、“閱時”明確部署
“已閱”應是文件流程閉環(huán)、簽發(fā)的體現(xiàn),不能讓工作安排成為“紙上談兵”。在批示文件時,要明確工作安排,包括責任部門、責任人、工作標準等的確定。在安排工作上,要立足工作實際,把上級精神與企業(yè)實際結(jié)合起來,有針對性、創(chuàng)造性地部署工作,努力在結(jié)合中出思路、出特色、出成效。要有責任心,干凈利索,杜絕“差不多”的模糊字眼,簽署同意時要認真檢查文件的指令是否合規(guī)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)參數(shù)是否匹配,文件應該成為指導辦公或生產(chǎn)流程的明燈,不應該因為審批流程中的某個環(huán)節(jié)責任人的馬虎,造成后續(xù)整個流程的誤差。
三、“閱后”跟進落實
簽署“已閱”后,要強化文件要求的貫徹落實,跟進工作過程的管理,做好實時跟蹤,及時給予必要的指導,糾正跑偏,防止脫離目標軌跡。無論是電話、短信,還是文件通知,在接到一項工作任務時,要理解主旨意圖,吃透文件精神,掌握正確的工作方法,制定完成目標的計劃和措施,列入工作日程表,逐項分解、細化、量化目標,對照工作標準,一項一項落實閉環(huán)。不要只停留在“已閱”,讓文件成為一紙空文。
“已閱”本無錯,就怕錯在漫不經(jīng)心的“已閱”。在我們簽署辦公系統(tǒng)的文件時,一定要秉持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度,讀懂、參透文件精神,才能保證文件要求落實“快、狠、準”,別讓“已閱”成為一種習慣,“已閱”應是一份責任。,